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喬布斯和他的“開會藝術”

來源:未知 編輯:運城建工集團 時間:2015-09-06 14:51

   

        朋友,你開過會嗎?你知道一次低效率的辦公室會議可以換算成多少錢嗎?
        據統計,美國人每天要開1100 萬次會議,這種非生產性活動的成本高達每年370 億美元。370億美元是什么概念?蘋果公司在中國的年收入就是370億美元(數據來源騰訊科技)。
        開會成本既然這么高,對于生活在“最會開會國”的大家來說,什么樣的“開會經驗”是我們應該借鑒的呢?這個,我們還得說說蘋果,在那里,曾經最會開會的人是已故蘋果前CEO喬布斯。省時省錢,喬布斯有三個方法讓開會的效率最大化:
        1. 開小會,越小越好
        在那本關于喬布斯和蘋果公司的《Insanly Simple》(《瘋狂的簡潔》)書中,曾和喬布斯合作多年的肯•西格爾詳細地描寫了與喬布斯共事時的情境。
        其中一個故事就講了喬布斯和廣告公司開會的事兒。
        在和廣告公司的例行會議上,喬布斯突然發現了通常不會出現在那個會上的一位名叫Lorrie的女職員,喬布斯指著Lorrie問道:“請問您是哪位?”
        那位名叫Lorrie的職員解釋說因為這個案子和她所在的市場部項目之間有關聯,所以她也被叫來開會。
        聽完這些,喬布斯禮貌地請Lorrie小姐離開了。“我不覺得你有必要參加這個會議,Lorrie小姐,謝謝。”喬布斯說。
        聽起來很是無情對不對?但“非直接負責人不參會”和“不去參加沒必要的會議”是喬布斯開會的第一法則。喬布斯就連對自己也是這么要求的——比如他就曾拒絕美國總統奧巴馬為科技界大佬舉辦的小型聚餐,讓世人一時驚詫?!秵滩妓箓鳌防镆苍岬?,喬布斯每年都要帶著他最有價值的員工進行一次“百杰”外出集思會議,決定公司每年最重要的事情。
        首先,喬布斯要挑選他認為最優秀的100名員工。怎樣挑選?就問:假如你只能帶上100人跳上求生船去創辦下一家公司,你會帶上誰?然后,當關于當前重要工作的討論結束后,喬布斯會站在白板前問:“我們下一步應該做的十件事情是什么?”大伙會相互爭論,希望自己的建議能被采納。喬布斯會把這些建議寫下來,然后再刪掉那些他認為愚蠢的。幾輪辯論之后,他們會最終確定前十大“最應該做的事”。
        喬布斯會把最后七件全部劃掉,然后宣布:我們只做三件。
        總結來說就是:
        挑選最優秀的人參加會議;
        讓最優秀的人集思廣益,討論出足夠多(至少10個)高質量備選方案;
        從10個備選方案中精選出最重要的3個去執行。
        事實上,這一決策流程,或者說會議方式并不只適用于決定公司未來最重要的幾件事情。在蘋果公司,進行產品和工業設計走的也是同樣的流程。據了解,蘋果產品的設計有一個非常重要的流程,即10到3到1。
        詳細說來就是,對于任何一項新的設計,蘋果的設計師們首先要拿出10種完全不同的模擬方案,這不僅是為了讓其中7個顯示出剩下3個看起來還不錯,要求設計師拿出10方案,是為了讓設計師們有足夠的空間和壓力去思考,放開了所有的限制去思考,這樣往往能帶來更好的主意。然后,他們才會從10個不錯的方案中挑選出3個最好的,再花幾個月的時間仔細研究這三個方案,最終才得出一個最好的設計方案。
        2. 直接負責人制度
        2011年,《Forbes》雜志曾經發表了一篇關于蘋果公司企業文化的文章,記者亞當•拉辛斯基詳細地講解了喬布斯打造蘋果公司背后的那些事。
        在喬布斯的頭腦里有一個嚴格的“責任制”——這意味著每個人在自己的名字下面都有詳細的責任安排,公司的任何事情都需要責任到人。
        拉辛斯基這樣寫道:“蘋果內部將負責人叫做“DRI”(Direct Responsible Individual),也就是“直接負責人”。通常,項目開會的時候,只會召集每個相關事務的直接負責人,同時人們也可以知道某個環節出現問題的時候應該找誰。蘋果內部的每個高效會議都有一個“行動表”,每個行動事項后面都會有一個這樣的DRI。所以,在蘋果,每個員工需要學會的技能是——尋找正確的DRI。”
        當Gloria Lin 從蘋果公司IPod項目辭職去Flipboard做產品的時候,她就將這個DRI責任制帶到了新公司,當然也帶走了不少DRI們。而這個方法收效頗為顯著,幫當時還在起步階段的Flipboard迅速確立了制度化的管理。
        “在一個超快速成長的公司,很多事情攤在桌子上無人打理不是因為大家不負責任,而是因為大家真的太忙了。”Gloria Lin在Quora(美國職業版知乎)寫道。“當你覺得這個產品是你的孩子一樣的時候,你當然是在乎它的好壞的。”
        3. 開會“不插電”
        沃爾特•艾薩克松,喬布斯自傳的作者曾說:“喬布斯討厭正式的Presentation(演講),他更喜歡隨性的面對面聊事情。”
        每周三下午,喬布斯都會跟市場部還有廣告部開個計劃外的會。
        在計劃外的會議上,喬布斯不喜歡部門用PPT,相反,他喜歡在周三下午的這個會上和員工一起沒邊兒地頭腦風暴、充分地辯論,“不插電”地想所有事情。
        喬布斯本人長期修禪,因此禪宗的極簡主義主張深刻影響著他工作和生活的方方面面,從產品設計到會議演示。你看他在產品發布會中用的PPT,其風格都是極為簡約的,很多時候就是一句話或一張圖片,甚至他還故意留出一些空白PPT,讓自己可以即興發揮,與聽眾互動。
        喬布斯曾經對艾薩克松說:“我很不喜歡人們用那些幻燈片講事情,他們寧愿用一個PPT去解釋問題,也不愿意直接用嘴闡述他們的想法。我需要交流,碰撞,在會議桌上直接把問題拋出來,而不是給我一堆PPT。如果你確實想清楚了要講什么,有沒有PPT應該是無關緊要的;如果你在陳述中離不開PPT,說明你還想得不夠清楚。”
        所以,大家開的會是不是真的做到了最大程度上節省時間,提高效率,降低了成本呢?希望喬幫主的經驗可以有幫助。
 

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